Privacy statement PFC

Wij hechten veel belang aan uw privacy. Wanneer u informatie aan ons verstrekt, zullen wij hier zo zorgvuldig mogelijk mee omgaan. Hoe wij dit doen en voor welke doeleinden wij de informatie gebruiken, staat omschreven in dit privacy statement.

Wie zijn wij?

Dit is het privacy statement van Personeels Facilitair Centrum B.V. (PFC).Wij zijn verantwoordelijke als bedoeld in de wet- en regelgeving op het gebied van privacy voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wanneer verwerken wij uw informatie?

Wij verwerken persoonsgegevens over u op het moment dat u zich op enigerlei wijze tot ons wendt en uw gegevens bij ons achterlaat.

Dit kan via onze website wanneer u zich bijvoorbeeld inschrijft om bemiddeld te worden naar werk, solliciteert op een functie bij ons of een van onze opdrachtgevers, maar ook als u bij ons langskomt op de vestiging of ons per email/brief dan wel telefoon benadert of als (potentieel) zakelijke relatie uw diensten aanbiedt.

Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.

De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Onze website kan verwijzingen en/of hyperlinks naar één of meerdere websites van anderen bevatten. Dit privacy statement is niet van toepassing op deze websites en wij raden u aan het privacy beleid van de websites van deze anderen na te lezen zodat u op de hoogte bent hoe zij met uw privacy omgaan.

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw informatie?

Arbeidsbemiddeling en/of terbeschikkingstelling bij een opdrachtgever

Wanneer u persoonsgegevens aan ons verstrekt voor (het aangegeven doel van) arbeidsbemiddeling, waarvan sprake kan zijn indien u solliciteert naar een specifieke functie bij ons en/of om via ons bemiddeld te worden naar werk bij een opdrachtgever, bijvoorbeeld bij een gerichte sollicitatie, een open sollicitatie of een algemene inschrijving, dan worden uw persoonsgegevens opgenomen in onze databank. Om met u een arbeidsbemiddelingsrelatie aan te gaan en te onderhouden en u te bemiddelen naar werk bij onze opdrachtgevers.

Om uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen en te stimuleren, waaronder in de vorm van opleidingen en trainingen;
Om uw geschiktheid voor een functie of opdracht te kunnen beoordelen;
Om u in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties;
Om u ter beschikking te stellen aan en werkzaamheden te laten verrichten voor opdrachtgevers;
Om met u een opdracht- /uitzend- /detacheringsovereenkomst/arbeidsovereenkomst of andersoortige overeenkomst tot stand te laten komen dan wel werknemers-/werkgeversrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een personeels-, financiële-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren.
Om u toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten website www.pfc.nu en mijnomgeving, (self service) portal en ons intranet.
Om te beoordelen of u voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt;
Om te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doeleinde om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.

Afhandeling sollicitaties vaste medewerkers

Het betreft persoonsgegevens verstrekt voor sollicitaties op functies/vacatures bij onze eigen onderneming en niet voor (het aangegeven doel van) arbeidsbemiddeling en/of terbeschikkingstelling bij een derde;

Om met u in contact te treden en contact te onderhouden over uw sollicitatie;
Om uw geschiktheid voor een interne functie of opdracht waarop u hebt gesolliciteerd te kunnen beoordelen.

Het aangaan van een zakelijke relatie

Om uitvoering te kunnen geven aan de door u gevraagde dienstverlening en/of de met u overeengekomen opdracht en/of overeenkomst;
Om een relatie gericht op het verwerven en uitvoeren van opdrachten aan te gaan, te onderhouden en hiervoor een (financiële) administratie te voeren.

Ook kunnen wij uw persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden gebruiken

Om uitvoering te geven aan de door u – via de website - gevraagde dienstverlening.
Voor legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, het doen van data analyses, bijhouden van statistieken, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop) en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;
Naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding van overeengekomen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/of wet- en regelgeving;
Om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen;
Om u te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om u aanbiedingen te kunnen doen, tenzij door u wordt aangegeven dat u geen prijs stelt hierop. Een dergelijk verzoek kunt u richten aan valkenswaard@pfc.nu.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Bij arbeidsbemiddeling (zonder dat u voor ons heeft gewerkt)

NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) en initialen;
Emailadres, telefoonnummer en eventuele andere contactgegevens;
Titel, geslacht;
Geboortedatum;
(Wens)functie;
Curriculum vitae (CV), werkervaring, talen, opleiding- en scholingsgegevens (certificaten en diploma’s);
Foto (indien u hiervoor separaat en uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven);
Doelgroep status/doelgroep verklaring (indien van toepassing);
Screeningsinformatie, waaronder VOG, getuigschriften, referenties;
Gewenst salaris;
Beschikbaarheid (aantal uren per week en welke dagen van de week);
Reisafstand bereidbaarheid;
Rijbewijs ja/nee;
Type ID bewijs en documentnummer (indien verwerkt bij de inschrijving);
Andere door u in het kader van de arbeidsbemiddeling verstrekte gegevens;
Wanneer aan u een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot onze besloten website www.pfc.nu, worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt.

Bij sollicitaties vaste medewerkers

Het betreft hier sollicitaties op functies/vacatures bij onze eigen onderneming, zonder dat sprake is van arbeidsbemiddeling en/of terbeschikkingstelling bij een derde.

NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats);
Emailadres, telefoonnummer en eventuele andere contactgegevens;
Geboortedatum, geslacht;
Curriculum vitae (CV), werkervaring, opleiding- en scholingsgegevens;
Foto (indien u hiervoor separaat en uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven);
Doelgroep status/doelgroep verklaring (indien van toepassing);
Andere door u in het kader van de sollicitatie verstrekte gegevens.

U werkt of gaat werken via ons (terbeschikkingstelling bij een opdrachtgever)

De hiervoor bij ‘arbeidsbemiddeling’ genoemde gegevens;
Nationaliteit, geboorteplaats, burgerlijke staat;
Bankrekeningnummer;
BSN, kopie ID-bewijs, kopie werkvergunning, kopie verblijfsvergunning (deze documenten worden direct na verwerking vernietigd);
Screeningsinformatie, inclusief VOG, getuigschriften, referenties;
Beoordelingsgegevens en gegevens met betrekking tot loopbaanbegeleiding;
Gegevens betreffende de functie of voormalige functies;
Dienstverbandgegevens;
Gegevens met betrekking tot arbeidsvoorwaarden en de uitvoering ervan;
Gegevens van gezinsleden waar noodzakelijk met het oog op de overeengekomen arbeidsvoorwaarden;
Afwezigheidsadministratie bij ziekte;
Andere informatie benodigd voor de uitvoering van uw dienstverband, opdracht en/of werkzaamheden.

U bent een zakelijke relatie

Zakelijke contactgegevens;
Gegevens voor het onderhouden van de relatie.

Grondslagen van verwerking persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens verwerken wij op de navolgende rechtsgronden:

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die wordt aangegaan of is aangegaan en waarbij u partij bent, bijvoorbeeld een dienstverleningsovereenkomst, overeenkomst tot arbeidsbemiddeling, arbeidsovereenkomst, opdrachtovereenkomst;
De gegevensverwerking is voor ons noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen, bijvoorbeeld de controle van uw ID-bewijs bij arbeidsbemiddeling of het aangaan van een arbeidsovereenkomst;
De gegevensverwerking is noodzakelijk in verband met een gerechtvaardigd (bedrijfs)belang dat wij hebben, te weten:
Legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, data analyses, bijhouden van statistieken, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop) en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;
Naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding van overeengekomen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/of wet- en regelgeving;
Om u te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om u aanbiedingen te kunnen doen.
De persoonsgegevens worden verwerkt met uw toestemming, bijvoorbeeld sollicitaties van vaste medewerkers, of uw uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld foto’s. Een gegeven toestemming kunt u te allen tijde weer intrekken, wat betekent dat wij vanaf dat moment het betreffende persoonsgegeven niet meer verwerken voor het doeleinde waarvoor toestemming is gevraagd;
De gegevensverwerking is noodzakelijk met het oog op de uitvoering van verplichtingen, die wij als werkgever hebben op het gebied van het arbeidsrecht;

Beveiliging van uw informatie

Wij spannen ons tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Werknemers van PFC die toegang hebben tot uw persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.

Hoe wordt uw informatie gedeeld?

Binnen onze onderneming

Uw persoonsgegevens delen wij binnen PFC ter uitvoering van één van de doeleinden eerder in dit privacy statement omschreven. Bij arbeidsbemiddeling worden uw persoonsgegevens opgenomen in onze databank en hebben de personen binnen onze onderneming die zich bezighouden met arbeidsbemiddeling toegang tot uw persoonsgegevens.

Buiten onze onderneming

Uw persoonsgegevens worden ook gedeeld met externe partijen, personen en bedrijven buiten ons concern.

Wij delen uw persoonsgegevens met externe partijen om de overeenkomst die wij met u zijn aangegaan uit te voeren. Zo worden bij arbeidsbemiddeling uw persoonsgegevens verstrekt aan potentiele opdrachtgevers. Gaat u via ons werken of werkt u al via ons, dan verstrekken wij uw persoonsgegevens aan externe partijen waar dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (waaronder arbeidsovereenkomst en/of opdrachtovereenkomst), die wij met u zijn aangegaan zoals het payrollbedrijf als uw juridisch werkgever en opleidingsinstanties.

Wij maken daarnaast gebruik van externe bedrijven, onderaannemers en/of leveranciers (waaronder zogenaamde bewerkers/verwerkers) die op ons verzoek specifieke taken of opdrachten uitvoeren en met wie uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld. Enkele voorbeelden:

Er wordt gebruikt gemaakt van externe hosting providers, waaronder cloud providers voor de opslag, het beheer van uw gegevens;
Er wordt gebruik gemaakt van externe partijen met applicaties/tools waaronder op het gebied van recruitment-/assessments, arbeidsbemiddeling, personeelsmanagement en klantbeheer;
Andere specifieke taken die zijn uitbesteed betreffen onder meer verzuimbegeleiding, IT ondersteuning en facility management;
Er vindt inschakeling van externe adviseurs en/consultants plaats.

Wij verstrekken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor deze externe partijen om hun werkzaamheden te doen.

Ook verstrekken wij uw persoonsgegevens aan externe partijen, zoals politie en overheidsinstellingen indien wij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, door middel van een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis zijn gerechtigd of worden verplicht, dan wel daartoe toestemming van u voor hebben verkregen.

Hoe lang wordt uw informatie bewaard?

Uw persoonsgegevens worden bewaard overeenkomstig wet- en regelgeving en voor zolang noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld.

Bij arbeidsbemiddeling (zonder dat u voor ons heeft gewerkt) worden uw persoonsgegevens tot 2 jaar na het laatste contact met u door ons bewaard (databank).

Bij sollicitaties vaste medewerkers (bij PFC zonder dat sprake is van arbeidsbemiddeling) worden uw gegevens maximaal 4 weken bewaard, tenzij u toestemming hebt gegeven om uw gegevens maximaal 2 jaar te bewaren;

U werkt of gaat werken via ons (terbeschikkingstelling bij een opdrachtgever) dan hanteren we verschillende bewaartermijnen voor uw persoonsgegevens.

Arbeidsbemiddelingsgegevens, sollicitatiegegevens, screeningsinformatie, beoordelingsgegevens worden tot 2 jaar na het eindigen van uw uitzend-/arbeidsovereenkomst bewaard;
Kopie ID bewijs, tewerkstellingsvergunningen inclusief aanverwante documenten en loonheffingsverklaringen worden na verwerking direct vernietigd;
Persoonsgegevens en documenten die fiscaal van belang zijn zoals opleidingsafspraken en verklaringen inzake subsidies) worden bewaard gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde.

Bent u een (potentieel) zakelijke relatie dan worden de navolgende termijnen gehanteerd:

Persoonsgegevens en documenten die fiscaal van belang zijn en/of onderdeel uitmaken van de civiele administratieve bewaarplicht die wij als onderneming hebben (zoals overeenkomsten, tariefstellingen, 6 componentenbrieven, inkoopopdrachten) worden bewaard gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde;
(overige) contactinformatie wordt tot 2 jaar na het laatste contact bewaard.

Van de hier genoemde termijnen kan door ons worden afgeweken waar noodzakelijk (bijvoorbeeld bij claims) en/of met het oog op een (afwijkende) wettelijke verplichting.

Wat zijn uw rechten?

U kunt ons op elk gewenst moment verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens of om het wijzigen, aanvullen of verwijderen ervan. Wanneer u beschikt over een eigen besloten web-omgeving of een portal, dan kunt u mogelijk ook zelf uw persoonsgegevens (gedeeltelijk) wijzigen, aanvullen of verwijderen.

Daarnaast kunt u ons verzoeken om de persoonsgegevens die wij over u verwerken te beperken en/of om uw persoonsgegevens over te dragen (dataportibiliteit).

Recht van bezwaar

Ook met bezwaren over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan en/of indien u geen informatie van ons wenst te ontvangen over onze dienstverlening, aanbiedingen en/of overige activiteiten (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur), kunt u zich tot ons wenden.

Bij vragen, opmerkingen en klachten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot dit privacy statement of de manier waarop wij uw persoonsgegevens registreren, gebruiken of verwerken, dan verzoeken wij u om met ons contact op te nemen.

U kunt uw verzoeken, opmerkingen en klachten per e-mail kenbaar maken via valkenswaard@pfc.nu dan wel door een brief te sturen. Wij streven ernaar binnen vier weken na ontvangst van uw vraag, opmerking of klacht te reageren.